Jednym z najczęstszych pytań, które do mnie przysyłacie, jest to, z jakich narzędzi i aplikacji korzystamy w Ekipie, tworząc nowe projekty i pracując zdalnie. Jest to dla mnie bardzo zrozumiałe, ponieważ pamiętam, że gdy zaczynałam w 2016 roku i tworzyłam pierwszy kurs online, zmagałam się z tym, żeby mój dzień był dobrze zorganizowany. Jeśli interesuje Cię to, jak usprawnić komunikację w zespole to zapraszam Cię serdecznie do przeczytania artykułu i obejrzenia wideo.
Od razu przejdźmy do rzeczy, ponieważ mam Ci dziś do przekazania bardzo dużo ważnych informacji. Zobacz poniższe wideo, a następnie przeczytaj tekst, ponieważ znajdziesz w nim linki do wszystkich wymienionych przeze mnie aplikacji i narzędzi.
Asana – narzędzie do zarządzania projektami
Pierwszym i najważniejszym narzędziem, z którego korzystamy, gdzie szczegółowo rozpisujemy wszystkie nasze projekty, kampanie i zadania to Asana. Pozwala przyjrzeć się zadaniom z perspektywy mikro i makro. Możesz zerkać na to, co masz do zrobienia Ty oraz cały Twój zespół, do jakiej kampanii przypisane jest dane zadanie i w jakie elementy zaangażowane są poszczególne osoby. Nie będę tutaj szczegółowo o Asanie opowiadać, ponieważ mamy to doskonale opisane aż w dwóch postach na blogu: Asana – zarządzanie projektami cz.1 oraz Asana – zarządzanie projektami cz. 2. Jeśli Asana Cię interesuje, to zachęcam do zapoznania się z tymi materiałami.
Najważniejsze jest to, że z Asany możesz korzystać bezpłatnie, co w zupełności wystarczy do prowadzenia nawet bardziej skomplikowanych projektów. W tym czasie możesz nauczyć się Asany, oswoić i podjąć decyzję, czy potrzebujesz płatnej wersji.
Jako ciekawostkę powiem Ci, że Asana wcale nie była naszym pierwszym wyborem. Na początku korzystaliśmy z Trello, ponieważ ja prywatnie używałam tego narzędzia i byłam z niego bardzo zadowolona. Uwielbiam widok tablicy, gdzie rozpisuję sobie zadania, pomysły, rozbudowuję je o dodatkowe grafiki, elementy i wtedy właśnie, w tym pierwszym etapie korzystałam z Trello. Na moim blogu również dotyczący Trello.
Zarówno Asana, jak i Trello są dostępne jako aplikacje, czyli możesz z nich korzystać na komputerze i na telefonie, w związku z tym, są wygodne w użytkowaniu.
Poznaj fundamenty budowania biznesu online.
Opracuj strumienie przychodów, niezależnie od tego, na jakim jesteś etapie.
Naucz się wykorzystywać marketing online do budowania zasięgów.
DOŁĄCZ do Akademii Smart Brand.
Dropbox – dokumenty w chmurze
Jeżeli miałabym szczerze powiedzieć, gdzie najczęściej z Ekipą zaglądamy, to zapewne jest to Dropbox. To jest drugie narzędzie, które chcę Ci polecić. Dropbox to jest narzędzie, w którym lądują w uporządkowanych folderach wszystkie grafiki, pliki PDF, ważne dokumenty. Jest to magazyn wszystkich naszych treści.
Każdy z nas wie, że tych treści, szczególnie do mediów społecznościowych jest bardzo, bardzo dużo. Jeżeli tworzysz kursy, być może działasz podobnie, jak ja, to materiałów jest jeszcze więcej. Fajnie, jeżeli stworzy się je w Dropboxie, który działa w chmurze, wówczas, wszyscy uczestnicy i członkowie Ekipy, mają dostęp do tych materiałów.
Ważne jest, aby stworzyć od początku przemyślaną i usystematyzowaną strukturę, aby każdy szybko ten materiał znalazł. Sam Dropbox i tworzenie w nim folderów nie jest trudne, natomiast, jeżeli dobrze wypracujesz tę strukturę, niezależnie od tego, czy nowa osoba, czy taka, która w Twojej ekipie jest długo, szybko odnajdzie materiały, których potrzebuje. Ta struktura jest ważna, ponieważ, jeżeli już na początku zapanuje chaos, to za chwilę zupełnie nie będziesz wiedzieć, gdzie znaleźć grafikę, która dotyczyła jakiejś promocji, gdzie znaleźć PDF, który był dołączony do modułu 2 jakiegoś kursu.
Polecam Ci serdecznie, zajrzyj na stronę Dropbox, zapoznaj się, jak to narzędzie funkcjonuje i spróbuj, może pomoże Ci w uporządkowaniu kontentu.
Slack – aplikacja do komunikacji
Czas teraz na narzędzie, które pozwala nam komunikować się ze sobą. Od niedawna korzystamy ze Skacka. Przyznam Ci się, że chyba z przyzwyczajenia bardzo długo wysyłaliśmy sobie wiadomości poprzez Messengera, ale w momencie, gdy tych projektów zaczęło być bardzo dużo, wybraliśmy Slacka.
Slack ma możliwość uporządkowania wątków. Możemy założyć kategorie rozmów, w których osoby zaangażowane w dany proces, mogą umieszczać wiadomości. Dzięki temu bardzo szybko, można odnaleźć rozmowę na dany temat. Oczywiście w Slacku można też kontaktować się bezpośrednio z wszystkimi osobami, które są dodane do Twojego konta i dzięki temu, na wielu poziomach te rozmowy można prowadzić. Slacka możesz połączyć ze wcześniej wspomnianym Dropboxem, czy z innymi aplikacjami i dzięki temu synchronizacja wszystkich materiałów i przesyłania danych jest szybsza i prostsza.
Mamy w Slacku wątek dotyczący samych grafik, gdzie poruszamy tematy związane tylko z tym, ale jako ciekawostkę powiem Ci, że jest też wątek, którego używamy rzadko i nazywa się #trudni_klienci. To wątek, w którym rozmawiamy, gdy pojawia się jakiś problem. Na szczęście używamy go najrzadziej.
Canva – narzędzie do tworzenia grafik
Canva to narzędzie, które, w moim odczuciu zna każdy. Jednak bardzo często w rozmowach wychodzi, że wcale tak nie jest. Canva jest dostępna w przeglądarce online lub w aplikacji, więc bardzo łatwo się z niej korzysta.
Polecam Ci to narzędzie, zajrzyj tam koniecznie, szczególnie jeśli tworzysz grafiki do mediów społecznościowych, czy to dla siebie, czy dla innych marek. W Canvie możesz tworzyć całą swoją identyfikację wizualną za pomocą dostępnych szablonów. Aplikacja daje naprawdę wiele możliwości, np. tworzysz grafiki, e-booki, PDF, zaproszenia. Jako ciekawostkę powiem Ci, że kiedyś w Canvie stworzyłam zaproszenia na urodziny syna i wszyscy byli zachwyceni.
Canva jest bardzo intuicyjna, aczkolwiek uważam, że ma tak wiele możliwości, że przeciętny użytkownik nie jest w stanie poznać wszystkich dostępnych opcji.
Zoom – narzędzie do połączeń wideo
Narzędzie Zoom pozwala nam organizować spotkania wideo online z klientami, czyli konsultacje, warsztaty, konferencje. Korzystamy z niej ostatnio coraz częściej, jak większość osób, które okres pandemii i tego odizolowania skłonił do poszukiwań nowych narzędzi.
Zoom wyszedł naprzeciw oczekiwaniom rynku i bardzo dobrze się przyjął. Chcę zwrócić Twoją uwagę na pewną funkcjonalność Zooma. Jeśli jesteś osobą, która umawia dużo spotkań wideo, świadczysz konsultacje, coachingi, lekcje, to możesz ją połączyć z innym narzędziem – Calendly. Zdradzę Ci tip, który odmienił moje życie! Zoom możesz połączyć z Calendly, do którego wprowadzasz swój kalendarz, a dalej wszystko dzieje się automatycznie. Jeśli ktoś chce wykupić u Ciebie konsultacje, wysyłasz tej osobie kalendarz, ona wybiera datę, następnie Zoom generuje link i wysyła osobie. Możesz to wszystko połączyć jeszcze z kalendarzem, wówczas automatycznie uzupełnia się odpowiednia data i godzina spotkania. Bajka!
eCamm – narzędzie do prowadzenia transmisji na żywo
Bardzo ważnym narzędziem, które odmieniło mój biznes, jest aplikacja eCamm do prowadzenia transmisji na żywo. Dzisiaj za dużo o tej aplikacji nie powiem, przygotuję oddzielny materiał na ten temat, bardziej instruktażowy, ze wskazówkami, jak prowadzić angażujące transmisje na żywo.
Najważniejsze jest to, żeby unikać przerzucania się dziesiątkami e-maili i ufanie tylko swojej pamięci. Nagle może się okazać, że zapomnieliśmy o czymś bardzo ważnym, kluczowym dla naszego biznesu. Serdecznie polecam Ci skorzystanie z aplikacji, których my używamy. Porządkują bieżącą pracę doskonale i sprawiają, że wszystko masz pod kontrolą.